Help & veelgestelde vragen

DW Vastgoedservices is een Nederlands platform voor compleet vastgoedbeheer. Je beheert je portefeuille (panden, huurders, eigenaren en huurovereenkomsten), de financiën (huur, bank, incasso en indexering), onderhoud en inspecties, de servicekosten- jaarafrekening volgens BW 7:259, en de afrekening met eigenaren (beheervergoeding en uitkeringen). Eigenaren en huurders krijgen hun eigen portaal in jouw huisstijl. Je doet het zelf met de software, of laat ons team het werk uit handen nemen.

• Particuliere verhuurders met enkele panden die hun eigen administratie willen doen.
• Professionele beheerdersdie voor meerdere eigenaren (BV's, maatschappen, particulieren) panden beheren.
• Familie-portfoliosen kleine vastgoed-BV's.

Die keuze stel je in via Instellingen → Bedrijfsprofiel → Type account. Kies Eigen vastgoed als je zelf eigenaar bent en geen aparte eigenaren-laag nodig hebt. Kies Beheerder voor anderen als je voor eigenaren beheert en zij hun eigen portaal moeten krijgen (met review-rechten, uitkeringen en facturen). Wisselen kan op elk moment.

De inrichting verzorgen wij als onboarding-service — je hoeft zelf niets te importeren. Wat we van je nodig hebben:

1. Bedrijfsgegevens — organisatienaam (komt op elke PDF), en KvK, IBAN en adres als je facturen wilt versturen.
2. Panden en eenheden — adressen en de indeling per pand.
3. Huurders — naam, contractperiode en voorschot per maand.

Daarna kun je zelf alles aanvullen of wijzigen — de inrichting is een startpunt, geen keurslijf.

Verhuurders zijn verplicht om jaarlijks de werkelijke servicekosten af te rekenen met huurders (BW 7:259). Vanaf 1 januari 2027 geldt een aangepaste regeling (Stb. 2026/70) met striktere transparantie- eisen. De tool detecteert automatisch welk regime van toepassing is op het werkjaar dat je administreert.

• In opbouw — de invoer is nog niet compleet. Blockers staan in het dossier.
• Wacht op akkoord — eigenaar moet nog beslissen (alleen bij beheerder-modus + entity-owners).
• Reviewklaar / Klaar om te versturen — alles is ingevuld, je kunt definitief maken.
• Definitief — snapshot is bevroren, PDF kan verzonden worden.
• Verzonden — e-mail is verstuurd, herinnerings- cyclus start.
• Eigenaar-afgewezen — terug naar correctie-fase.

Definitief maken bevriest de complete berekening voor het pand-dossier — alle huurders van dat pand worden tegelijkertijd vastgezet. De snapshot is juridisch bindend onder BW 7:259 en kan niet meer gewijzigd worden. Bij correcties moet je een nieuwe versie maken (de tool ondersteunt dit). Daarom toont de tool een bevestigingsdialoog vóór de actie.

Open de huurder-afrekening, scroll naar “Betaalherinnering”. De tool houdt een standaard-cadans aan van 14 dagen tussen herinneringen (best practice). Na 3 onbeantwoorde herinneringen kun je overwegen een formele aanmaning te sturen of een incasso- traject te starten. De tool registreert elke verzonden herinnering voor je administratie.

Genereer de PDF lokaal (Download concept-PDF op het dossier) en stuur die per post of overhandig ’m persoonlijk. Markeer daarna handmatig “verzonden” in de huurder-cockpit; de herinnerings-flow werkt dan vanaf die datum.

Een blocker is een ontbrekend gegeven dat de tool tegenhoudt om een correcte afrekening te genereren — bijvoorbeeld een ontbrekend voorschotbedrag, geen unit-koppeling, of een lege verdeelmethode voor een categorie. Het dossier laat alle blockers zien met directe doorklikken naar de juiste invoer-velden.

De beheervergoeding is wat jij als professionele beheerder doorbelast aan de eigenaar van de panden. De tool ondersteunt verschillende tarief-structuren (percentage van de huur of servicekosten, plus onbeperkt eigen extra regels) en genereert per periode een factuur als nette vastlegging; de vergoeding wordt verrekend met de eigenaar-uitkering.

• Vast bedrag per pand — gemakkelijkste model.
• Vast bedrag voor entiteit — ongeacht aantal panden.
• Percentage van bruto huur — variabel mee met huur-inkomsten.
• Afrekening-toeslag — extra bedrag per definitief gemaakte servicekosten-afrekening.

Stel per entiteit een tarief in onder Beheervergoeding. De tool genereert elke periode automatisch een concept; de vergoeding wordt verrekend met de eigenaar-uitkering, en je houdt per periode een factuur als controle/record (PDF conform art. 35a Wet OB).

Ga in je dashboard naar Entiteiten, open de entiteit, klik “Eigenaar toevoegen”. Vul het e-mailadres in; de eigenaar krijgt een uitnodigingsmail met een veilige token-link. Na het aanmaken van een wachtwoord ziet de eigenaar zijn eigen eigenaar-portaal.

• Per entiteit een overzicht van panden, huurders en saldi.
• Servicekosten-afrekeningen die definitief zijn gemaakt — als PDF downloadbaar.
• Beheervergoeding-facturen die hij van jou ontvangt, met betaal-status.
• Pending reviews — afrekeningen die wachten op zijn akkoord (alleen bij entiteiten met review-flow aan).

Bij entiteiten met meerdere eigenaren kun je één van hen aanwijzen als hoofdeigenaar. Die mag namens iedereen review-beslissingen nemen. Anders moet je per huurder of per pand expliciet de review-bevoegdheden instellen.

Zet de toggle “Eigenaar regelt zelf” aan op entiteit-, pand- of huurder-niveau. De afrekening verloopt dan via de eigenaar zelf in plaats van via jou als beheerder. Je stelt dit per pand of per huurder in; wijzigen kan op elk moment.

Op de tarieven-pagina zie je de actuele tariefstructuur: meerdere staffels op portefeuille-omvang (gemeten in huurovereenkomsten), plus DW-Service op maat. Upgraden kan elk moment via Instellingen → Abonnement.

Je kunt geen nieuwe panden, entiteiten of huurders toevoegen zolang je boven de tier-cap zit. Bestaande data blijft werken; je kunt downgraden door overtollige items te archiveren of verwijderen.

Ja, maandelijks. Je behoudt toegang tot je administratie tot het eind van de betaalde periode. Na opzegging verwijderen we persoonsgegevens binnen 30 dagen (uitgezonderd data die onder de 7-jarige fiscale bewaarplicht valt). Je kunt vooraf je hele administratie exporteren als JSON-bestand (Instellingen → Bedrijfsprofiel → Download mijn data).

In een PostgreSQL-database bij Supabase (regio Frankfurt). De tool draait op Vercel (EU-regio). E-mailbezorging via Resend. Alle sub-verwerkers staan in de privacyverklaring.

Toegang is op databaseniveau afgeschermd: elke klant ziet uitsluitend zijn eigen gegevens, en eigenaren zien alleen de panden waaraan ze gekoppeld zijn. Technische documentatie over deze toegangsregels is op verzoek beschikbaar.

Ga naar Instellingen → Bedrijfsprofiel → “Download mijn data (JSON)”. Je krijgt een complete export van alle tabellen die jouw account bevat: account-info, bedrijfsprofiel, entiteiten, panden, huurders, afrekeningen, facturen, audit-logs. Machine-leesbaar zodat je het in een ander systeem kunt importeren.

Wij volgen de meldplicht datalekken (AVG art. 33-34). Bij een ernstig incident melden we dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we getroffen klanten direct per e-mail.